Conditions Générales d’Utilisation et de Vente

1. Définitions et champ d’application

1.1 Définitions

Aux fins des présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Vente, les termes suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-dessous.

« EKOVIO » désigne EKOVIO SASU, société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 1 000 euros, dont le siège social est situé 248 rue de l’Est, 69290 Craponne, France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le numéro SIREN 992 555 797.

« Client » désigne toute personne morale ou tout professionnel ayant conclu directement avec EKOVIO un Contrat portant sur un ou plusieurs Services.

« Application » désigne la solution logicielle SaaS EKOVIO, ainsi que ses interfaces, API, espaces documentaires, fonctionnalités, modules et outils associés.

« Contrat » désigne les Conditions Particulières, contrat de service, devis, bon de commande ou autre document accepté entre EKOVIO et le Client et déterminant les Services souscrits par ce dernier.

« CGV » désigne les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Vente.

« Services » désigne l’ensemble des prestations, fonctionnalités et services fournis par EKOVIO, notamment les services logiciels, administratifs, réglementaires et relatifs à la Responsabilité Élargie du Producteur.

« REP » désigne la Responsabilité Élargie du Producteur au sens des dispositions législatives et réglementaires applicables.

« Filière » désigne toute catégorie de produits, flux de déchets, secteur, canal ou dispositif réglementaire soumis à des obligations de REP.

« Représentant Autorisé » ou « RA » désigne EKOVIO lorsqu’elle est valablement désignée par le Client pour exercer les fonctions de représentant autorisé prévues par la réglementation applicable à une Filière.

« Mandataire REP » désigne EKOVIO lorsqu’elle est mandatée pour assurer tout ou partie de la gestion opérationnelle des obligations REP du Client dans les conditions définies par le Contrat.

« Mandat » désigne tout mandat, pouvoir, procuration ou autre document écrit autorisant EKOVIO à agir au nom ou pour le compte du Client concernant une ou plusieurs obligations REP.

« Éco-organisme » désigne tout éco-organisme agréé, organisme de responsabilité des producteurs, dispositif collectif ou autre entité intervenant dans la gestion d’une Filière.

« Autorité Compétente » désigne toute autorité publique, administration, organisme réglementaire, registre, établissement public ou juridiction compétent concernant la REP ou les Services.

« Données Client » désigne l’ensemble des informations, fichiers, documents, données produits, données commerciales, volumes, poids, matériaux, compositions, ventes, classifications, mappings, références, justificatifs, instructions et autres informations transmises, importées, saisies ou mises à disposition par le Client.

« Déclaration » désigne toute déclaration annuelle, trimestrielle, périodique, corrective, complémentaire, rétroactive ou autre transmission requise dans le cadre d’une Filière.

« Éco-Contribution » désigne toute contribution environnementale, redevance ou somme équivalente due à un Éco-organisme ou à un tiers dans le cadre d’une Filière.

« Fonds Client » désigne toute somme transférée par le Client à EKOVIO afin qu’EKOVIO effectue un paiement à un Éco-organisme, une Autorité Compétente ou un autre tiers pour le compte du Client.

« Frais de Service » désigne la rémunération propre d’EKOVIO au titre des Services, à l’exclusion des Fonds Client, Dépôts de Garantie, Éco-Contributions, taxes, frais d’Éco-organismes et autres coûts de tiers.

« Dépôt de Garantie » désigne toute somme remise par le Client à EKOVIO à titre de garantie financière remboursable dans les conditions prévues aux présentes.

« Piste d’Audit » ou « Preuves » désigne les éléments de traçabilité conservés par EKOVIO, notamment les horodatages, historiques, versions de barèmes, journaux de calcul, validations, instructions, connexions, documents, exports et autres événements enregistrés.

« Connecteur » désigne toute intégration permettant à l’Application d’interagir avec un service, logiciel ou système tiers.

1.2 Champ d’application

Les présentes CGV régissent l’ensemble des relations contractuelles B2B directes entre EKOVIO et ses Clients, sauf disposition écrite expresse contraire.

Elles peuvent notamment s’appliquer aux Services :

• SaaS ;
• Représentant Autorisé ;
• Mandataire REP ;
• gestion et accompagnement REP ;
• services administratifs ;
• assistance réglementaire ;
• services complémentaires expressément convenus.

Elles s’appliquent indirectement aux relations entre EKOVIO et ses partenaires, revendeurs ou intermédiaires agissant pour leurs propres clients.

Les Services sont exclusivement destinés à des professionnels. Toute utilisation à des fins privées ou en qualité de consommateur est exclue.

2. Documents contractuels – Acceptation – Hiérarchie

2.1 Composition de la relation contractuelle

La relation entre EKOVIO et le Client est régie, par ordre de priorité décroissante, par :

• le Contrat ou les Conditions Particulières applicables ;
• le devis ou bon de commande applicable ;
• le Mandat applicable, uniquement concernant la portée juridique de la représentation ou des pouvoirs qu’il confère ;
• les présentes CGV ;
• l’Accord de Sous-Traitance de Données, le cas échéant ;
• la Politique de Confidentialité ;
• les annexes, procédures, spécifications et documentations opérationnelles applicables.

En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut dans la mesure de cette contradiction.

2.2 Acceptation

La signature ou l’acceptation du Contrat par le Client emporte acceptation pleine et entière des présentes CGV.

Le Client reconnaît avoir eu la possibilité d’en prendre connaissance avant la conclusion du Contrat.

2.3 Documents du Client

Les conditions générales d’achat, bons de commande, politiques fournisseurs, portails d’achat ou autres documents émis par le Client ne peuvent modifier les documents contractuels d’EKOVIO sans acceptation écrite expresse de cette dernière.

L’acceptation administrative d’un bon de commande par EKOVIO ne vaut pas acceptation des conditions juridiques éventuellement incorporées à celui-ci.

3. Services et Application EKOVIO

3.1 Périmètre

Les Services effectivement souscrits par le Client sont exclusivement ceux identifiés dans le Contrat.

Aucun service ne sera réputé inclus au seul motif qu’il est techniquement lié, habituellement associé ou utile à un Service souscrit.

EKOVIO peut proposer des Services supplémentaires faisant l’objet d’une tarification distincte.

3.2 Application

Selon les Services souscrits, l’Application peut notamment permettre :

• la transmission et l’importation de Données Client ;
• la gestion des produits et références ;
• l’application de règles REP ;
• le calcul d’Éco-Contributions ;
• la préparation de Déclarations ;
• la validation d’opérations ;
• la génération de documents ;
• la gestion de Mandats ;
• l’accès aux documents ;
• l’utilisation d’API ou de Connecteurs ;
• la conservation d’une Piste d’Audit.

3.3 Disponibilité

EKOVIO fait ses meilleurs efforts afin d’assurer un taux de disponibilité de l’Application de 99,99 % sur chaque mois calendaire.

Cet objectif ne constitue pas une garantie de disponibilité ni un engagement assorti d’une pénalité ou d’un crédit de service.

Sont notamment exclues du calcul les interruptions résultant :

• d’une maintenance planifiée ;
• d’une maintenance d’urgence ;
• d’une défaillance d’un prestataire tiers ;
• d’un réseau de télécommunication ;
• d’un système du Client ;
• d’un Connecteur ;
• d’une Autorité Compétente ou d’un Éco-organisme ;
• d’un événement de force majeure ;
• d’une circonstance échappant raisonnablement au contrôle d’EKOVIO.

3.4 Maintenance et évolution

EKOVIO peut modifier, maintenir, corriger ou faire évoluer l’Application.

Les maintenances planifiées sont, dans la mesure raisonnablement possible, effectuées afin de limiter les perturbations.

EKOVIO peut intervenir sans notification préalable lorsqu’une intervention urgente est nécessaire notamment pour assurer la sécurité, l’intégrité ou la disponibilité du Service.

EKOVIO peut modifier, remplacer ou supprimer une fonctionnalité lorsque cela ne prive pas substantiellement le Client du Service principal contractuellement souscrit.

3.5 Fonctionnalités bêta ou expérimentales

Toute fonctionnalité identifiée comme bêta, expérimentale, preview ou équivalent est fournie en l’état.

EKOVIO peut la modifier, suspendre ou retirer sans garantie de maintien ou de disponibilité.

3.6 Connecteurs et services tiers

L’utilisation d’un Connecteur peut être soumise aux conditions du fournisseur tiers concerné.

EKOVIO ne contrôle pas les modifications, interruptions ou restrictions décidées par ces fournisseurs et ne garantit pas la disponibilité permanente d’un Connecteur tiers.

3.7 Quotas

EKOVIO peut appliquer des limites techniques raisonnables concernant notamment les appels API, volumes de données, fichiers, utilisateurs, projets ou ressources utilisées afin de préserver la sécurité, la stabilité et la qualité du Service.

3.8 Support

EKOVIO met à disposition du Client un support technique et fonctionnel relatif aux Services, accessible par les canaux de communication proposés par EKOVIO, notamment par courrier électronique ou via l’Application.

Sauf engagement spécifique prévu au Contrat, le support est assuré pendant les heures ouvrées habituelles d’EKOVIO, du lundi au vendredi, selon le fuseau horaire d’Europe centrale (CET/CEST), hors jours fériés applicables en France.

EKOVIO met en œuvre des efforts raisonnables afin de traiter les demandes dans les meilleurs délais. Sauf engagement écrit exprès ou niveau de service spécifique convenu au Contrat, aucun délai de première réponse, de traitement ou de résolution ne constitue un engagement contractuel garanti.

Le support standard ne comprend pas les prestations de conseil, développements spécifiques, migrations, retraitements de données, corrections rendues nécessaires par des Données Client erronées, formations particulières ou autres prestations dépassant l’assistance raisonnablement nécessaire à l’utilisation normale des Services. Ces prestations peuvent faire l’objet d’une facturation distincte.

4. Comptes, accès et sécurité

4.1 Comptes

Lorsque l’utilisation d’un Service nécessite un compte, le Client fournit des informations exactes et maintient ses coordonnées à jour.

Le Client est responsable des personnes auxquelles il autorise l’accès à son compte.

4.2 Identifiants

Les identifiants sont personnels et confidentiels.

Le Client doit prendre toutes mesures raisonnables afin d’éviter leur utilisation non autorisée et informer EKOVIO sans délai de toute compromission réelle ou suspectée.

EKOVIO peut imposer des mécanismes d’authentification renforcée, notamment une authentification multifacteur.

4.3 Utilisation acceptable

Le Client s’interdit notamment :

• toute utilisation frauduleuse ou illégale ;
• tout accès non autorisé ;
• toute tentative de contournement d’une mesure de sécurité ;
• toute action destinée à dégrader ou saturer le Service ;
• toute extraction massive non autorisée ;
• toute tentative d’accès au code source ou aux systèmes internes, sauf droit impératif contraire ;
• toute utilisation du Service ou d’un Mandat hors de son périmètre autorisé.

EKOVIO peut suspendre immédiatement les accès lorsque cela est raisonnablement nécessaire à la sécurité du Service.

5. Obligations générales du Client

5.1 Coopération

Le Client s’engage à coopérer pleinement, activement et de bonne foi avec EKOVIO.

Il doit fournir dans les délais demandés tous documents, informations, validations, pouvoirs, justificatifs et paiements raisonnablement nécessaires à l’exécution des Services.

5.2 Responsabilité relative aux Données Client

Le Client est responsable de l’exactitude, de l’exhaustivité, de la cohérence, de l’actualité et de la licéité des Données Client.

Il demeure notamment responsable des faits sous-jacents relatifs :

• aux produits ;
• aux références ;
• aux ventes ;
• aux quantités ;
• aux poids ;
• aux matériaux et compositions ;
• aux marchés et pays ;
• aux périodes de mise sur le marché ;
• aux caractéristiques techniques ;
• aux justificatifs fournis.

Sauf prestation de vérification expressément convenue, EKOVIO peut se fier aux Données Client sans obligation de les vérifier indépendamment.

5.3 Identification des obligations REP

Sauf Service expressément souscrit à cette fin, le Client demeure responsable de déterminer les pays, Filières et obligations REP applicables à son activité.

L’acceptation par EKOVIO d’une Filière ou d’un Mandat ne constitue pas une confirmation qu’aucune autre Filière ou obligation n’est applicable.

5.4 Changements

Le Client informe EKOVIO sans délai de tout changement susceptible d’affecter :

• son assujettissement ;
• un Mandat ;
• ses volumes ;
• ses produits ;
• ses coordonnées ;
• son statut juridique ;
• les informations fournies ;
• les pouvoirs accordés à EKOVIO ;
• ou plus généralement l’exécution des Services.

5.5 Correction

Le Client doit immédiatement informer EKOVIO lorsqu’il constate qu’une information précédemment communiquée est inexacte ou incomplète.

Les opérations correctives rendues nécessaires par des Données Client erronées, tardives ou modifiées peuvent faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

6. Services REP et Mandats

6.1 Principe

Le périmètre exact des obligations assumées par EKOVIO dépend du Service expressément souscrit.

La signature d’un Contrat ou l’existence d’un Mandat ne saurait étendre le périmètre des Services au-delà de ce qui est expressément convenu.

6.2 Service de Représentant Autorisé

Lorsque le Client souscrit un Service de Représentant Autorisé, EKOVIO peut notamment :

• accepter le Mandat applicable ;
• procéder à l’inscription initiale nécessaire ;
• procéder au transfert ou à la modification d’un compte ou contrat existant ;
• apparaître auprès des Éco-organismes, registres et Autorités Compétentes ;
• communiquer avec ces organismes ;
• accomplir les fonctions légalement imposées au Représentant Autorisé.

Sauf disposition contraire du Contrat, le Client conserve la gestion opérationnelle de ses obligations REP, notamment ses Données Client, Déclarations, calculs, échéances et paiements.

6.3 Service de Mandataire REP

Lorsque le Client souscrit un Service de Mandataire REP, EKOVIO accomplit les opérations expressément prévues au Contrat.

Selon le périmètre souscrit, celles-ci peuvent notamment comprendre :

• l’inscription ou le transfert auprès d’un Éco-organisme ;
• la gestion administrative de l’IDU ou identifiant équivalent ;
• la Qualification des Produits ;
• la préparation des Déclarations ;
• la soumission des Déclarations ;
• le calcul des Éco-Contributions ;
• l’assistance réglementaire ;
• l’assistance raisonnable lors de contrôles ou audits.

Le Client demeure responsable des faits et Données Client sous-jacents.

6.4 Accès aux comptes

Lorsque cela est nécessaire à l’exécution ou à la protection d’un Mandat, le Client doit permettre à EKOVIO de conserver les accès et autorisations raisonnablement nécessaires aux comptes concernés auprès des Éco-organismes, registres ou autres systèmes.

Le Client ne doit pas supprimer ou limiter ces accès d’une manière susceptible d’empêcher EKOVIO d’exécuter ses obligations.

6.5 Pouvoir d’intervention

Lorsqu’EKOVIO porte un Mandat ou une responsabilité réglementaire, elle peut prendre toute mesure raisonnablement nécessaire afin de satisfaire à ses propres obligations ou protéger sa position juridique, réglementaire ou financière.

EKOVIO peut notamment :

• demander des informations ou justificatifs ;
• demander une correction ;
• refuser de transmettre une information qu’elle estime raisonnablement manifestement problématique ;
• contacter directement un Éco-organisme ou une Autorité Compétente ;
• intervenir sur un compte auquel elle doit légalement ou contractuellement avoir accès ;
• suspendre une opération ;
• prendre toute mesure nécessaire afin d’éviter une violation de ses propres obligations.

Une instruction du Client ne lie pas EKOVIO lorsqu’elle est illégale, manifestement inexacte ou susceptible de placer EKOVIO en violation d’une obligation qui lui est applicable.

6.6 Délais

EKOVIO peut imposer des échéances opérationnelles antérieures aux échéances réglementaires officielles.

Toute information reçue après l’échéance fixée par EKOVIO peut être considérée comme tardive même si l’échéance réglementaire officielle n’est pas encore atteinte.

6.7 Validations

EKOVIO peut demander au Client de vérifier et valider une classification, un calcul, une Déclaration ou toute autre opération.

La validation du Client confirme notamment l’exactitude, à sa connaissance, des faits et données sous-jacents.

À défaut de validation dans les délais demandés, EKOVIO peut suspendre l’opération concernée.

6.8 Rappels

EKOVIO peut adresser au Client des rappels et alertes concernant des échéances.

Lorsque l’obligation concernée reste contractuellement à la charge du Client, l’absence, le retard ou le dysfonctionnement d’un rappel ne transfère pas cette obligation à EKOVIO.

Cette disposition ne saurait toutefois libérer EKOVIO d’une opération expressément comprise dans un Service qu’elle a contractuellement accepté de réaliser.

7. Déclarations et Éco-Contributions

7.1 Données déclaratives

Toute Déclaration réalisée ou transmise par EKOVIO est établie sur la base des Données Client disponibles et du périmètre contractuellement convenu.

7.2 Caractère non définitif

Les calculs, estimations, Déclarations et montants d’Éco-Contributions ne constituent pas une garantie du montant définitif dû.

Une Éco-Contribution peut être révisée ou régularisée notamment en raison :

• d’une correction des Données Client ;
• d’une nouvelle information ;
• d’un changement de classification ;
• d’une correction d’erreur ;
• d’une évolution ou interprétation d’un barème ;
• d’une décision d’un Éco-organisme ;
• d’un contrôle ou audit ;
• d’une modification réglementaire ;
• d’une régularisation rétroactive.
• Le Client demeure redevable du montant définitif légalement dû.

7.3 Correction d’une opération EKOVIO

Lorsqu’une opération comprise dans le périmètre du Service doit être corrigée en raison d’une erreur exclusivement imputable à EKOVIO alors que les Données Client étaient complètes, exactes et communiquées dans les délais, EKOVIO procède à la correction raisonnablement nécessaire sans facturer de nouveau la même opération.

Cette correction n’a pas pour effet de transférer à EKOVIO une Éco-Contribution, taxe, redevance ou somme qui aurait normalement été due par le Client si l’opération avait été correctement réalisée initialement.

Le montant de l’Éco-Contribution peut donc être réajusté.

7.4 Décisions des tiers

EKOVIO ne garantit pas :

• l’acceptation d’une Déclaration ;
• l’émission ou le maintien d’un identifiant ;
• une classification particulière ;
• un tarif déterminé ;
• l’absence de contrôle ;
• l’absence de régularisation ;
• un délai de traitement d’un tiers ;
• une interprétation réglementaire particulière.

8. Prix, facturation et paiement

8.1 Prix

Les prix applicables sont déterminés par le Contrat, le devis, le bon de commande ou la grille tarifaire applicable au Service concerné.

Sauf indication contraire, les prix sont exprimés en euros hors taxes.

La TVA est ajoutée lorsque la réglementation fiscale l’exige.

8.2 Coûts de tiers

Sauf indication écrite contraire, les Frais de Service n’incluent pas :

• les Éco-Contributions ;
• les frais des Éco-organismes ;
• les taxes et droits ;
• les frais administratifs publics ;
• les pénalités et intérêts ;
• les frais bancaires ou de conversion ;
• les honoraires de tiers ;
• les autres coûts externes.

Ces montants restent à la charge du Client.

8.3 Paiement

Les factures sont payables selon les modalités et échéances indiquées sur celles-ci ou dans le Contrat.

EKOVIO peut exiger le paiement préalable d’un Service avant son exécution.

Le paiement peut être réalisé par les moyens proposés ou acceptés par EKOVIO.

8.4 Contestation

Toute contestation d’une facture doit être motivée et adressée à EKOVIO dans un délai raisonnable suivant sa réception.

La contestation d’une partie d’une facture ne suspend pas l’obligation de payer les montants non contestés.

Une contestation relative à des Frais de Service n’autorise jamais le Client à retenir des Fonds Client nécessaires à une obligation réglementaire.

8.5 Retard

Tout retard de paiement entraîne de plein droit l’application des pénalités de retard et indemnités forfaitaires de recouvrement prévues par la réglementation française applicable aux relations entre professionnels.

Lorsque les frais de recouvrement effectivement supportés dépassent l’indemnité forfaitaire applicable, EKOVIO peut demander une indemnisation complémentaire dans les conditions prévues par la loi.

EKOVIO peut suspendre les Services en cas d’impayé.

8.6 Absence de compensation

Sauf disposition impérative contraire, le Client ne peut retenir, compenser ou déduire un montant dû à EKOVIO en invoquant une créance qu’il prétend détenir contre elle.

8.7 Absence de remboursement

Sauf disposition contractuelle ou légale contraire, les Frais de Service déjà facturés ou payés au titre d’une prestation réalisée, commencée ou d’une période engagée ne sont pas remboursables du seul fait d’une résiliation demandée par le Client.

9. Fonds Client

9.1 Principe

Lorsque EKOVIO doit effectuer un paiement pour le compte du Client, celui-ci doit fournir préalablement les Fonds Client nécessaires.

EKOVIO n’a aucune obligation d’avancer sur ses fonds propres une Éco-Contribution, taxe, pénalité, frais d’Éco-organisme ou autre dette du Client.

9.2 Processus

Le principe applicable est :

• détermination ou estimation de la somme nécessaire ;
• demande de paiement au Client ;
• réception effective des Fonds Client par EKOVIO ;
• paiement par EKOVIO au bénéficiaire concerné.

L’obligation d’EKOVIO d’effectuer le paiement ne naît qu’après réception effective de fonds suffisants et des informations nécessaires.

9.3 Insuffisance ou retard

Lorsque les Fonds Client sont insuffisants ou tardifs, EKOVIO peut différer le paiement correspondant.

Les conséquences résultant directement de l’insuffisance ou du retard des Fonds Client restent à la charge du Client.

9.4 Régularisation

Toute différence entre un montant estimé et le montant définitif doit être réglée par le Client.

Tout excédent est traité conformément aux règles juridiques et comptables applicables et peut notamment être remboursé ou affecté à un autre paiement autorisé.

9.5 Distinction avec les Frais de Service

Les Fonds Client ne constituent pas des Frais de Service et ne sont pas pris en compte pour calculer un plafond de responsabilité d’EKOVIO.

10. Dépôt de Garantie Remboursable

10.1 Principe

Compte tenu des risques juridiques, réglementaires ou financiers susceptibles de résulter des Services ou d’un Mandat, EKOVIO peut exiger du Client la constitution d’un Dépôt de Garantie.

La constitution et le maintien du Dépôt de Garantie constituent une condition d’activation ou de maintien d’un Service ou Mandat.

10.2 Montant

Le montant du Dépôt de Garantie est déterminé en fonction de l’exposition réelle ou estimée d’EKOVIO.

Il peut notamment tenir compte :

• des Filières concernées ;
• des volumes déclarés ;
• des Éco-Contributions ;
• des Déclarations ;
• des risques de régularisation ;
• des montants susceptibles d’être dus à des tiers ;
• de l’historique du Client ;
• de toute autre donnée raisonnablement pertinente au regard de l’exposition d’EKOVIO.

Le calcul peut être effectué conformément à une grille ou méthode de garantie financière déterminée par EKOVIO.

10.3 Réévaluation

EKOVIO peut réévaluer le montant du Dépôt de Garantie pendant toute la durée de la relation, notamment après une Déclaration validée, une évolution des volumes, l’ajout d’une Filière, une régularisation ou toute modification significative de l’exposition financière ou réglementaire.

Le Client doit verser tout complément demandé dans le délai communiqué par EKOVIO.

10.4 Utilisation

EKOVIO peut imputer tout ou partie du Dépôt de Garantie sur une somme exigible ou raisonnablement nécessaire afin de couvrir une obligation financière résultant de la relation avec le Client, notamment :

• une Éco-Contribution ;
• une régularisation ;
• des frais d’Éco-organisme ;
• une pénalité ou des intérêts imputables au Client ;
• une facture EKOVIO exigible et impayée ;
• des frais de régularisation ;
• une somme qu’EKOVIO doit acquitter ou supporter du fait d’une obligation ou d’un manquement du Client.

L’utilisation du Dépôt de Garantie ne limite pas l’obligation du Client de payer toute somme excédant son montant.

10.5 Reconstitution

Lorsque tout ou partie du Dépôt de Garantie est utilisé ou lorsque le montant requis est réévalué, le Client doit reconstituer ou compléter le Dépôt dans un délai de quinze (15) jours suivant la demande d’EKOVIO.

EKOVIO peut toutefois suspendre immédiatement tout ou partie des Services lorsque l’insuffisance du Dépôt crée un risque financier ou réglementaire nécessitant une protection immédiate.

10.6 Caractère remboursable

Sous réserve des sommes pouvant être imputées conformément aux présentes, le Dépôt de Garantie demeure remboursable.

Il ne constitue ni un acompte sur les Frais de Service ni un paiement définitif au profit d’EKOVIO.

10.7 Restitution

La restitution intervient dans un délai maximal de trente (30) jours à compter du moment où toutes les conditions suivantes sont réunies :

• le Service ou Mandat concerné a effectivement pris fin ;
• les contrats ou comptes concernés auprès des Éco-organismes ont été transférés ou clôturés ;
• toutes les sommes dues par le Client ont été payées ;
• les opérations de régularisation connues ont été réalisées ;
• aucun risque financier identifié ne justifie raisonnablement le maintien de tout ou partie de la garantie.

Lorsqu’une Déclaration, un contrôle, une régularisation, une dette potentielle ou une procédure reste en attente, EKOVIO peut conserver la fraction raisonnablement nécessaire du Dépôt jusqu’à disparition ou détermination de ce risque.

11. Durée, suspension et résiliation

11.1 Durée

La durée applicable est celle prévue au Contrat.

Pour les Contrats de Représentant Autorisé ou Mandataire REP, sauf stipulation contraire, la période contractuelle initiale court de la date d’entrée en vigueur jusqu’au 31 décembre de l’année civile suivant l’année de signature.

Elle est ensuite renouvelée par périodes correspondant à l’année civile, sauf résiliation conformément aux présentes.

D’autres Services, notamment certains abonnements SaaS, peuvent être soumis à une durée différente prévue au Contrat.

11.2 Résiliation à l’initiative du Client

Sauf stipulation particulière contraire, le Client peut demander la résiliation d’un Service à tout moment.

Les frais de résiliation prévus au Contrat restent dus quelle que soit la date à laquelle la résiliation intervient.

La demande de résiliation ne libère pas automatiquement EKOVIO d’un Mandat ou d’une responsabilité envers un tiers.

11.3 Conditions de sortie effective

Lorsqu’un Mandat ou une relation avec un Éco-organisme existe, la cessation effective de la représentation d’EKOVIO est notamment conditionnée :

• au paiement de toutes les sommes exigibles ;
• au paiement des frais de résiliation ;
• à la fourniture de tous Fonds Client encore nécessaires ;
• à la coopération du Client ;
• à la fourniture des documents ou instructions nécessaires ;
• au transfert ou à la clôture effective de tous les contrats, comptes ou Mandats concernés auprès des Éco-organismes.

Le Client demeure tenu de coopérer jusqu’à la libération effective d’EKOVIO.

11.4 Résiliation pour manquement

En cas de manquement substantiel susceptible d’être corrigé, la Partie non défaillante peut mettre l’autre Partie en demeure d’y remédier.

À défaut de régularisation dans un délai de quinze (15) jours suivant la notification, la Partie non défaillante peut résilier tout ou partie du Contrat.

11.5 Suspension ou résiliation immédiate par EKOVIO

EKOVIO peut suspendre ou, lorsque la gravité de la situation le justifie, résilier immédiatement tout ou partie des Services notamment en cas :

• de fraude ou suspicion raisonnable de fraude ;
• d’activité illicite ;
• de violation d’une règle de conformité ou de sanctions économiques ;
• de risque juridique, réglementaire ou financier significatif pour EKOVIO ;
• d’utilisation abusive d’un Mandat ;
• d’utilisation d’un Mandat pour une entité ou Filière non autorisée ;
• de Données Client manifestement insuffisantes, incohérentes ou trompeuses ;
• de défaut de coopération ;
• de Fonds Client insuffisants ;
• de Dépôt de Garantie insuffisant lorsque le risque nécessite une action immédiate ;
• d’absence de pouvoir ou d’autorisation nécessaire ;
• de demande ou décision d’un Éco-organisme ou d’une Autorité Compétente ;
• d’impossibilité légale ou réglementaire de poursuivre le Service ;
• de menace significative pour la sécurité de l’Application ;
• de manquements répétés.

EKOVIO peut également suspendre un Service en cas d’impayé exigible.

11.6 Effets

La résiliation ou suspension n’efface aucune dette née antérieurement.

Le Client reste notamment redevable des Frais de Service, frais de résiliation, Éco-Contributions, régularisations, coûts de tiers et autres sommes qui lui incombent.

11.7 Transition

EKOVIO fournit une coopération administrative raisonnable pour permettre la clôture ou le transfert normal d’un Mandat, sous réserve du paiement des sommes dues et de la coopération du Client.

Toute assistance substantielle supplémentaire, migration particulière, reconstitution historique, correction, export spécifique ou prestation hors périmètre peut être facturée séparément.

12. Réversibilité, documents et conservation

12.1 Export des Données Client

À l’expiration ou à la résiliation du Contrat, le Client peut demander un export raisonnable de ses Données Client dans un format standard couramment exploitable lorsque cela est techniquement possible.

12.2 Espace documentaire

EKOVIO peut mettre à disposition du Client des documents dans son espace documentaire au sein de l’Application.

Lorsqu’un document est déposé dans cet espace et qu’une notification correspondante est adressée au Client, le document est réputé avoir été valablement mis à sa disposition.

Cela peut notamment concerner les attestations, Mandats, justificatifs, documents d’Éco-organismes, copies de Déclarations et autres documents relatifs aux Services.

Cette règle n’exclut pas l’utilisation d’un mode de notification plus formel lorsqu’il est prévu par les présentes ou exigé par la loi.

12.3 Conservation générale

Sauf obligation légale ou intérêt légitime justifiant une durée différente, les Données Client peuvent être conservées pendant la durée du Contrat puis pendant une période de deux (2) ans après sa cessation avant suppression ou anonymisation.

12.4 Preuves REP

EKOVIO peut conserver pendant une durée allant jusqu’à dix (10) ans les éléments nécessaires à la justification des opérations REP, notamment :

• historiques de barèmes ;
• artefacts de calcul ;
• Déclarations ;
• validations ;
• documents réglementaires ;
• Pistes d’Audit ;
• éléments nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits.

12.5 Obligations légales

Les factures, pièces comptables et autres documents soumis à une durée légale spécifique sont conservés pendant la durée requise par la réglementation applicable.

13. Responsabilité

13.1 Obligation de moyens

Sauf disposition impérative ou engagement écrit exprès contraire, EKOVIO est tenue d’une obligation de moyens.

Elle met en œuvre les diligences raisonnables nécessaires à l’exécution des Services contractuellement convenus.

13.2 Périmètre de responsabilité

EKOVIO n’est responsable que des dommages directs, prévisibles et démontrés résultant directement d’un manquement qui lui est imputable à une obligation expressément comprise dans le Service souscrit.

13.3 Données Client

EKOVIO n’est pas responsable des conséquences résultant de Données Client erronées, incomplètes, incohérentes, obsolètes, trompeuses ou communiquées tardivement.

13.4 Tiers et résultats réglementaires

EKOVIO n’est pas responsable des décisions, actes, omissions ou délais imputables aux Éco-organismes, Autorités Compétentes, registres, fournisseurs de logiciels, hébergeurs, banques, Connecteurs ou autres tiers qu’elle ne contrôle pas.

EKOVIO ne garantit aucun résultat réglementaire déterminé sauf engagement écrit exprès.

13.5 Dommages indirects

Dans toute la mesure permise par la loi, EKOVIO n’est pas responsable des dommages indirects, consécutifs, accessoires ou immatériels, notamment :

• perte de chiffre d’affaires ;
• perte de marge ou bénéfice ;
• perte de clientèle ;
• perte de contrat ;
• perte d’opportunité ;
• perte de réputation ;
• interruption d’activité ;
• perte de données non directement imputable à une faute d’EKOVIO.

EKOVIO n’est pas responsable des pénalités, intérêts, régularisations ou réclamations de tiers dans la mesure où ils résultent des actes, omissions, données, instructions ou manquements du Client.

13.6 Plafond

Sous réserve des dispositions impératives applicables, la responsabilité totale cumulée d’EKOVIO découlant d’un événement ou d’une série d’événements liés est limitée au montant hors taxes des Frais de Service effectivement payés à EKOVIO au titre du Service et, lorsque pertinent, de la Filière directement concernés pendant les douze (12) mois précédant le fait générateur.

Lorsque le Service est actif depuis moins de douze mois, le plafond correspond aux Frais de Service effectivement payés depuis son activation.

Sont exclus du calcul :

• Fonds Client ;
• Dépôts de Garantie ;
• Éco-Contributions ;
• taxes ;
• frais d’Éco-organismes ;
• sommes encaissées pour le compte de tiers.

Les limitations ne s’appliquent pas dans les hypothèses où leur application est interdite par une disposition impérative, notamment en cas de dol ou faute lourde lorsque la loi l’exige.

13.7 Prescription contractuelle

Dans toute la mesure permise par la loi, toute action du Client relative au Contrat ou aux Services doit être engagée dans un délai d’un (1) an à compter du jour où le Client a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer.

13.8 Indemnisation

Dans toute la mesure permise par la loi, le Client indemnisera EKOVIO, ses dirigeants, salariés, sociétés affiliées et sous-traitants des conséquences financières raisonnables résultant d’une réclamation, enquête, sanction, régularisation, dette, coût ou dépense causé par :

• des Données Client erronées ou incomplètes ;
• une omission du Client ;
• une information trompeuse ;
• un défaut de paiement ;
• des Fonds Client insuffisants ou tardifs ;
• une instruction du Client ;
• une violation réglementaire imputable au Client ;
• l’omission d’une Filière ;
• une utilisation abusive d’un Mandat ;
• l’absence d’une autorisation nécessaire ;
• une violation du Contrat par le Client ;
• toute obligation imposée à EKOVIO du seul fait de sa qualité de mandataire ou Représentant Autorisé lorsque la cause sous-jacente est imputable au Client.

Cette indemnisation peut notamment couvrir les Éco-Contributions, régularisations, pénalités, intérêts, coûts de défense et honoraires professionnels raisonnables.

Elle ne s’applique pas dans la mesure où la conséquence concernée résulte directement d’une faute propre imputable à EKOVIO.

14. Propriété intellectuelle et données

14.1 Droits d’EKOVIO

EKOVIO conserve l’ensemble des droits relatifs notamment :

• à l’Application ;
• aux logiciels et codes ;
• aux interfaces ;
• aux marques et éléments graphiques ;
• aux bases de données ;
• aux méthodes ;
• aux moteurs de règles ;
• aux systèmes de classification ;
• aux modèles ;
• aux tables de correspondance ;
• aux processus ;
• aux workflows ;
• aux documentations ;
• au savoir-faire.

Aucun droit de propriété n’est transféré au Client.

14.2 Droit d’utilisation

Le Client bénéficie, pendant la durée du Service concerné, d’un droit personnel, non exclusif et non cessible d’utiliser les fonctionnalités mises à sa disposition conformément au Contrat.

14.3 Données Client

Les Données Client restent la propriété du Client.

Le Client autorise EKOVIO à les traiter dans la mesure nécessaire pour :

• fournir les Services ;
• respecter ses obligations légales ;
• communiquer avec les Éco-organismes et Autorités Compétentes ;
• assurer la sécurité et le support ;
• conserver les preuves nécessaires ;
• constater, exercer ou défendre ses droits.

14.4 Données agrégées ou anonymisées

EKOVIO peut utiliser des données agrégées ou anonymisées ne permettant pas raisonnablement d’identifier le Client ou une personne physique afin notamment d’améliorer ses Services, réaliser des statistiques, analyses ou travaux de recherche.

14.5 Feedback

Les suggestions, idées ou retours volontairement communiqués à EKOVIO peuvent être librement utilisés afin d’améliorer ses produits et Services, sans rémunération particulière.

14.6 Logiciels tiers

L’Application peut intégrer des composants tiers ou open source soumis à leurs licences respectives.

15. Confidentialité, données personnelles et preuve

15.1 Confidentialité

Chaque Partie conserve confidentielles les informations non publiques reçues de l’autre Partie dans le cadre de la relation contractuelle.

Elle ne les utilise que dans la mesure nécessaire à l’exécution du Contrat.

Cette obligation ne s’applique pas aux informations :

• devenues publiques sans violation du Contrat ;
• déjà légalement connues ;
• reçues licitement d’un tiers ;
• développées indépendamment ;
• dont la divulgation est légalement requise.

EKOVIO peut communiquer les informations nécessaires à ses salariés, sociétés affiliées, sous-traitants, conseils professionnels, Éco-organismes et Autorités Compétentes lorsque cette communication est nécessaire à l’exécution des Services ou à la protection de ses droits.

Les obligations de confidentialité survivent pendant cinq (5) ans après la fin du Contrat, sauf obligation légale plus longue.

15.2 Données personnelles

Chaque Partie respecte la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679.

EKOVIO peut agir :

• comme responsable de traitement pour les traitements qu’elle détermine pour ses propres finalités ;
• comme sous-traitant lorsque des données sont exclusivement traitées pour le compte du Client.

Les traitements relevant d’une relation de sous-traitance peuvent être régis par un Accord de Sous-Traitance distinct.

15.3 Sécurité

EKOVIO met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables adaptées aux risques afin de protéger les données et systèmes sous son contrôle.

15.4 Sous-traitants de données

EKOVIO peut recourir à des fournisseurs d’hébergement, paiement, communication, analytics, infrastructure, support, intelligence artificielle ou autres prestataires nécessaires à ses Services, conformément à la réglementation applicable.

Les informations pertinentes concernant les sous-traitants de données peuvent être maintenues dans la documentation ou le DPA applicable.

15.5 Convention de preuve

Les enregistrements informatiques d’EKOVIO constituent des éléments de preuve recevables entre les Parties jusqu’à preuve contraire.

Peuvent notamment être utilisés :

• journaux de connexion ;
• identifiants techniques ;
• adresses IP ;
• horodatages ;
• appels API ;
• imports ;
• exports ;
• validations ;
• instructions ;
• approbations ;
• historiques de modifications ;
• documents déposés ;
• notifications ;
• Pistes d’Audit ;
• échanges effectués dans l’Application.

Une validation ou instruction effectuée par une personne utilisant un compte ou moyen d’authentification valablement associé au Client est présumée avoir été effectuée pour le compte du Client, sous réserve de preuve contraire.

16. Sous-traitance, dépendances tierces et force majeure

16.1 Sous-traitance

EKOVIO peut sous-traiter tout ou partie des opérations techniques, administratives ou de support nécessaires à la fourniture des Services.

Lorsque EKOVIO demeure contractuellement responsable d’une obligation, la sous-traitance ne la libère pas de cette obligation.

Lorsque la réglementation impose que la qualité de Représentant Autorisé soit exercée personnellement par l’entité désignée, EKOVIO ne délègue pas cette qualité en violation de cette réglementation.

16.2 Cession

Le Client ne peut céder ou transférer le Contrat sans l’accord écrit préalable d’EKOVIO.

EKOVIO peut céder ou transférer le Contrat à une société affiliée, un successeur ou un acquéreur de tout ou partie de son activité, notamment dans le cadre d’une fusion, restructuration, acquisition ou transmission universelle de patrimoine.

16.3 Dépendances tierces

Certains Services dépendent de systèmes ou décisions de tiers, notamment Éco-organismes, registres, administrations, établissements bancaires, hébergeurs, prestataires techniques et plateformes.

EKOVIO ne saurait être tenue responsable d’un retard ou d’une impossibilité directement imputable à un tel tiers et échappant raisonnablement à son contrôle.

Les délais d’EKOVIO sont prolongés dans une mesure raisonnable lorsque leur respect dépend d’une action d’un tiers.

16.4 Force majeure

Aucune Partie ne peut être tenue responsable d’un manquement résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence française.

Les obligations affectées sont suspendues pendant la durée de l’événement.

Lorsque la situation se prolonge pendant plus de deux (2) mois et empêche substantiellement l’exécution du Service, chacune des Parties peut résilier le Service concerné par notification écrite, sans indemnité du seul fait de cette résiliation, sous réserve des sommes déjà dues.

17. Communications, références et modifications

17.1 Communications

Sauf formalité particulière prévue par la loi ou le Contrat, les communications peuvent être valablement effectuées :

• par courrier électronique ;
• par l’Application ;
• par notification dans l’espace Client ;
• par tout autre moyen électronique convenu.

Le Client est responsable du maintien à jour de ses coordonnées.

17.2 Notifications formelles

Les mises en demeure, notifications de résiliation pour manquement et autres notifications nécessitant une preuve renforcée peuvent être adressées par lettre recommandée, service de courrier permettant de démontrer la remise, courrier électronique avec élément de preuve approprié ou tout autre moyen permettant raisonnablement d’établir leur transmission.

17.3 Références commerciales

Sauf opposition écrite du Client, EKOVIO peut mentionner le nom commercial et utiliser le logo du Client afin d’indiquer l’existence de la relation commerciale, notamment sur son site, ses présentations et listes de références.

17.4 Modification des CGV

EKOVIO peut modifier les présentes CGV pendant la relation contractuelle.

Toute modification substantielle est notifiée au Client avec un préavis d’au moins trente (30) jours avant sa date d’entrée en vigueur.

La notification peut notamment être effectuée par courrier électronique ou via l’Application.

Les nouvelles dispositions deviennent applicables à la date annoncée, y compris aux Contrats en cours.

Lorsque la modification est rendue nécessaire par une loi, une réglementation, une Autorité Compétente, un Éco-organisme, une exigence de sécurité ou une nécessité réglementaire urgente, elle peut entrer en vigueur avec un préavis réduit ou immédiatement lorsque les circonstances le nécessitent.

Les modifications ne produisent pas d’effet rétroactif sur les prestations déjà définitivement exécutées ou les droits définitivement acquis avant leur entrée en vigueur.

La poursuite de l’utilisation des Services après l’entrée en vigueur vaut application des nouvelles CGV à la relation contractuelle.

17.5 Évolution des tarifs

Les tarifs peuvent être modifiés dans les conditions prévues par le Contrat ou la grille tarifaire applicable.

Lorsqu’une modification tarifaire affecte un Service récurrent en cours et qu’aucune règle particulière n’est prévue, EKOVIO informe le Client au moins trente (30) jours avant l’application du nouveau tarif.

17.6 Évolution réglementaire

Lorsqu’une modification législative, réglementaire, tarifaire, administrative ou imposée par un Éco-organisme affecte substantiellement le coût, le périmètre, le risque ou les modalités d’un Service, EKOVIO peut adapter les procédures nécessaires et proposer ou appliquer les adaptations raisonnablement nécessaires à la poursuite du Service.

Lorsque la poursuite du Service devient illégale ou expose EKOVIO à un risque réglementaire ou financier significativement accru qui ne peut raisonnablement être maîtrisé, EKOVIO peut suspendre ou résilier le Service concerné.

18. Conformité et dispositions générales

18.1 Conformité et éthique

Le Client déclare respecter les lois et réglementations qui lui sont applicables notamment en matière :

• de lutte contre la corruption ;
• de lutte contre le blanchiment ;
• de sanctions économiques ;
• d’embargos ;
• de fraude ;
• et plus généralement de légalité de ses activités.

EKOVIO peut effectuer les contrôles raisonnablement nécessaires à ses obligations de conformité.

18.2 Absence de conseil juridique

Sauf engagement écrit spécifique contraire, EKOVIO n’agit pas en qualité de cabinet d’avocats et les informations générales, outils, contenus de veille et fonctionnalités de l’Application ne constituent pas un avis juridique individualisé.

Cette disposition ne limite pas les prestations réglementaires REP expressément comprises dans le Service souscrit.

18.3 Veille et informations réglementaires

EKOVIO peut mettre à disposition du Client des contenus de veille, actualités, alertes, calendriers, synthèses, documentations, explications ou autres informations relatives notamment à la REP, aux Éco-organismes, aux Filières et aux évolutions législatives, réglementaires ou administratives.

Sauf lorsqu’une analyse ou une opération déterminée est expressément comprise dans le périmètre d’un Service souscrit, ces contenus sont fournis à titre informatif et ne constituent ni un avis juridique individualisé ni une garantie d’exhaustivité, d’exactitude permanente ou de mise à jour en temps réel.

La mise à disposition de contenus de veille ne transfère pas à EKOVIO la responsabilité générale de surveiller l’ensemble des textes, décisions, obligations, échéances ou évolutions susceptibles d’être applicables à l’activité particulière du Client.

Le Client demeure responsable de déterminer les obligations applicables à son activité conformément à l’article 5.3, sauf lorsque cette détermination fait expressément l’objet d’un Service souscrit.

Lorsque l’exécution d’une opération réglementaire déterminée relève expressément du périmètre d’un Service géré par EKOVIO, le présent article ne saurait avoir pour effet d’exclure les obligations qu’EKOVIO a contractuellement accepté d’assumer au titre de cette opération.

18.4 Intelligence artificielle

EKOVIO peut utiliser des systèmes d’intelligence artificielle pour assister certaines opérations.

Sauf indication expresse contraire, les résultats générés automatiquement constituent des outils d’assistance et peuvent nécessiter une validation humaine.

Lorsque la validation d’une classification, valeur ou autre résultat incombe contractuellement au Client, celui-ci demeure responsable de cette validation.

Lorsque l’opération relève expressément du périmètre d’un Service géré par EKOVIO, le recours interne à un outil automatisé ne transfère pas au Client une obligation qu’EKOVIO a contractuellement acceptée.

18.5 Indépendance

Les Parties agissent comme cocontractants indépendants.

Aucune disposition ne crée une société commune, relation de travail, relation fiduciaire ou mandat général.

Tout Mandat accordé à EKOVIO est limité à son objet écrit.

18.6 Intégralité

Le Contrat et les documents contractuels qui y sont incorporés constituent l’intégralité de l’accord entre les Parties concernant leur objet et remplacent les accords ou échanges antérieurs relatifs au même objet.

18.7 Non-renonciation

Le fait de ne pas exercer un droit ou de tolérer temporairement un manquement ne constitue pas une renonciation à ce droit.

18.8 Autonomie

Si une disposition est déclarée nulle, illégale ou inapplicable, les autres dispositions restent applicables.

Dans la mesure permise par la loi, la disposition concernée est interprétée ou remplacée afin de préserver au mieux l’intention économique et juridique initiale.

18.9 Survie

Les dispositions qui, par leur nature, doivent continuer à produire leurs effets après la cessation du Contrat demeurent applicables, notamment celles relatives :

• aux paiements ;
• aux Fonds Client ;
• aux Dépôts de Garantie ;
• à la responsabilité ;
• à l’indemnisation ;
• à la confidentialité ;
• aux données ;
• à la propriété intellectuelle ;
• aux preuves ;
• aux obligations de transition ;
• au droit applicable et aux litiges.

18.10 Langue

Les présentes CGV et l’ensemble des documents contractuels peuvent être traduits en anglais ou dans d’autres langues.

La version française constitue la version contractuelle de référence et prévaut juridiquement en cas de contradiction, divergence ou difficulté d’interprétation.

19. Droit applicable et litiges

19.1 Droit applicable

Les présentes CGV, le Contrat et plus généralement la relation contractuelle entre EKOVIO et le Client sont régis par le droit français.

19.2 Tentative de résolution amiable

En cas de différend relatif à la formation, la validité, l’interprétation, l’exécution, la suspension, la résiliation ou les conséquences du Contrat, les Parties s’efforcent de parvenir à une solution amiable.

Sauf urgence, mesure conservatoire ou situation dans laquelle une tentative préalable serait manifestement inappropriée, la Partie soulevant le différend le notifie par écrit à l’autre Partie.

Les Parties disposent d’une période maximale de trente (30) jours suivant cette notification pour tenter de parvenir à une résolution amiable.

19.3 Médiation

Les Parties peuvent, d’un commun accord, recourir à une médiation commerciale ou à tout autre mécanisme amiable de règlement des différends.

19.4 Juridiction compétente

À défaut de résolution amiable, tout litige découlant du Contrat ou en relation avec celui-ci relève de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Lyon, France, y compris en cas de référé, pluralité de défendeurs ou appel en garantie, sous réserve des règles impératives de compétence auxquelles les Parties ne peuvent légalement déroger.

19.5 Contacts

Pour toute question relative aux Services ou à l’exécution du Contrat, le Client peut contacter EKOVIO à l’adresse support@ekovio.com.

Pour les questions relatives à la protection des données personnelles, le Client peut contacter EKOVIO à l’adresse privacy@ekovio.com. Les coordonnées peuvent être remplacées par toute autre coordonnée officiellement communiquée par EKOVIO.